Eine PeriData-Datenbank besteht aus einem File mit der Dateierweiterung .PHF Die zugehörige Sortierdatei mit der Erweiterung .PHD wird automatisch erzeugt und bei Beschädigung oder Verlust automatisch neu generiert.
Es sind beliebig viele PHF-Datenbanken mit beliebigen Namen möglich. PeriData kann mit mehrere Datenbanken gleichzeitig öffnen. Untersuchungen können von einer Datenbank in eine andere übertragen werden (mit copy und paste).
Im LINKMODUS definiert die Praxis-Software den Datenbank-Pfad beim Aufruf über den Kommandozeilen-Parameter /DATA. Der File-Name wird im GDT-Modus aus der Patienten-ID generiert (z.B. 00012345.phf). Jeder Patienten hat also ein eigenes Datenbankfile. Empfohlener Pfadname: ../PeriDataFiles
Im Normalmodus erzeugt der Anwender neue Datenbanken über das Menü "Datei > Neu". Die Datenbank heißt zunächst NONAME...phf. Beim Schliessen der Datenbank bestimmt der Anwender den Namen und den Speicherpfad. Der Speicherpfad sollte auf einem Rechner liegen, der regelmäßig gesichert wird (Server).
Im lokalen Praxisnetz kann von mehreren Arbeitsplätzen auf die gleiche Datenbank zugegriffen werden. Nach den Windows-Regeln erhält nur der erste "Zugreifer" die vollen Schreib- und Leserechte ("Windhund-Prinzip"). Die anderen Nutzer sehen im Kopf des Datenbankfensters den Hinweis [Lesemodus]. Außerdem ist das Symbol rot durchkreuzt. -- Um den Datenempfang nicht zu blockieren, sollte an allen Arbeitsplätzen ohne Perimeterverbindung die PeriData-Option "Viewing-Modus" gesetzt werden. Dadurch öffnen alle Datenbanken immer im Lesemodus, und der Perimeter-Arbeitsplatz erhält beim Zugriff volle Schreibrechte.
Es sollte immer mit den Original-Files gearbeitet werden. Bei Kopien und Verschiebungen kann es beim Mehrfach-Zugriff auf ein File Aktualitäts-Widersprüche geben. Sollte eine große Datenbank aus Geschwindigkeitsgründen auf dem Perimeter-Arbeitsplatz-PC liegen müssen, dann gibt man das Datenverzeichnis für die anderen Arbeitsplätze im Netz frei. Zur Datensicherung kopiert man einmal täglich die Datei in ein Sicherungsverzeichnis auf dem Server.
<Datenbankname>.PHF: enthält alle Daten. Pro Untersuchung 1280 byte.
< Datenbankname>.PHD: zugehörige Sortier-Datei, die automatisch erzeugt wird. Die Sortierdatei wird für einen schnellen Aufbau der Untersuchungsliste und eine schnelle Suchfunktion benötigt. Pro Untersuchung 57 byte. Sie wird in das gleiche Verzeichnis geschrieben. Bei Verlust wird sie automatisch rekonstruiert. Bei beschädigten Daten kann sie manuell rekonstruiert werden (Menü Extras > REPARIEREN).
Gelöschte Untersuchungen werden zunächst nur in der PHD-Sortierdatei markiert. In einem zweiten Schritt (Menü Extras > BEREINIGEN) werden die Untersuchungen in der PHF-Datei gelöscht und die Datei wird gepackt. Diese Funktion wird beim Schließen der Datenbank automatisch angeboten. Bei kleinen Datenbanken wird ohne Abfrage sofort bereinigt.
Maximale Größe: 64.000 Untersuchungen = 82 MB (PHF-Datei). Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, die Datenbank deutlich kleiner zu halten. Die beste Lösung ist die Kombination mit einem elektronischen Patienten-Verwaltungs-System (Praxissoftware), bei der jeder Patient eine eigene, kleine Datenbank erhält.
Die Daten sind seit über 30 Jahren aufwärts kompatibel. Die Abwärtskompatibilität ist eingeschränkt. Die Dateien werden immer gelesen, unter Umständen kann es aber vorkommen, dass Daten, die mit einer neueren Version gespeichert wurden, mit einer älteren Version anders angezeigt werden.